Cómo hacer el Inventario de una Panadería para mejorar el control y potenciar tu negocio
Si el inventario representa entre el 50 y el 70% de los costos. Porque cuidas más tus ventas, que tu producción, donde se encuentra tu mayor inversión.
¡Atención panaderos apasionados o dueños de panaderías! Si estás aquí, es porque quieres aprender cómo llevar un inventario de una panadería de manera eficiente, sin estrés ni complicaciones. ¿Sueñas con una panadería donde cada ingrediente esté en el lugar correcto, cada producto fresco y cada proceso controlado? Para lograr esto, el primer paso es aprender a realizar el inventario.
No importa si encuentras difícil realizar el inventario, estoy aquí para hacer que sea simple y práctico para ti. En este artículo, aprenderás sobre el inventario: qué es, cómo hacerlo, con un ejemplo práctico del inventario inicial, y por qué es fundamental para aumentar la rentabilidad de tu panadería, incluso si se trata de una panadería artesanal o pequeña, que recién inicia.
Además, como BONUS EXTRA, si te quedas hasta el final. Te revelaré las directrices clave que debes implementar para adoptar un sistema de gestión de inventario si eres una panadería en Perú. Conforme a la norma sanitaria para panaderías y pastelerías.
¿Qué es un inventario y por qué es importante en una panadería?
El secreto detrás del éxito de cualquier panadería radica en su capacidad para mantener un inventario sólido y actualizado. Pero, ¿Qué es exactamente un inventario? Piénsalo como el corazón de tu negocio, donde registras todos los ingredientes, materiales y productos finales que tienes en existencia. Es como hacer una lista de la despensa de tu hogar, pero en una escala mayor y con el propósito de mantener tu negocio funcionando sin problemas.
Herramientas necesarias para llevar un inventario en una panadería
Para llevar un inventario eficiente en tu panadería, necesitarás algunas herramientas clave. Aquí hay algunas que no puedes pasar por alto:
- Software de gestión de inventario: Te ayudará a mantener un registro digital de tus productos y a realizar un seguimiento más preciso.
- Etiquetas de código de barras: Facilitan el escaneo y la identificación rápida de tus productos.
- Etiquetas de categorías de productos: Al etiquetar los productos por categorías de códigos, es más fácil realizar un seguimiento del inventario y realizar análisis sobre las ventas y el rendimiento de cada categoría. Incluso si lo llevaras de manera física, como lo pueden realizar las pequeñas panaderías que recién inician o que llevan menos de un año en el mercado.
Una manera sencilla y gratis de llevar el control de inventario y costos para panaderías pequeñas es usar el Excel o Google Sheets.
- Balanza digital: Ideal para medir con precisión los ingredientes y calcular las cantidades exactas.
- Registro de inventario físico: Aunque el mundo digital es importante, nunca subestimes el poder de un buen lápiz y papel para realizar recuentos manuales. En especial, si recién comienzas en tu panadería, es pequeña y artesanal. Porque en esas situaciones tu inventario suele ser pequeño.
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Paso a paso: Cómo hacer un inventario en una panadería
Ahora que tienes las herramientas adecuadas, es hora de ponerse manos a la obra. Aquí tienes un sencillo paso a paso para hacer un inventario en tu panadería:
Paso 1: Establece las condiciones ideales para llevar a cabo este control de la manera mas efectiva:
- Prepara tu espacio: Asegúrate de tener suficiente espacio y luz para trabajar cómodamente.
- Establece un horario regular: Elige un momento de la semana en el que tu tienda esté más tranquila para realizar tu inventario. En una panadería artesanal de Perú, donde labore por varios años, era el sábado en la tarde.
Paso 2: Tener a la mano todas las facturas de las compras de tus diferentes insumos
Antes de comenzar con el registro del inventario inicial. Primero, debes tener a la mano todas las facturas de las compras de tus diferentes insumos. Sin embargo, si eres una pequeña panadería, puede ser que hagas tus compras en las bodegas cercanas a la ubicación de tu negocio. En ese caso, te recomiendo que puedes hacer cualquiera de estas 3 opciones:
- Llevar un registro digital o físico de todas tus compras que hagas durante el día.
- Pedir a las bodegas, donde realizas tus compras que te emitan una factura. O mínimo una boleta de venta.
- Llevar un registro de entradas y salidas de inventario ( lo ideal)
¿Me preguntarás, para qué te pido las boletas o facturas de tus compras? Por una sencilla razón, porque el inventario inicial de una semana es el inventario final de otra. Y cuando realizas el inventario final, es el momento ideal para llevar a cabo el control de inventario.
Paso 3: Tener claro la unidad de medida de las entradas y salidas de inventario
Primero definamos, estos dos términos, que puede ser confuso:
- Entradas de inventario: Son todas las compras que realizas de los diferentes insumos de tu panadería. Como harina, manteca, mantequilla, levadura, esencias y más. Y se llama entradas, porque ingresan al almacén de tu panaderia.
- Salidas de inventario: Hace referencia, a todos los insumos que utilizas durante la elaboración de los diferentes productos y se llaman salidas, porque salen de tu almacén para ingresar al área de producción.
Ahora, que tienes una idea mejor de estos conceptos. Déjame explicarte una cosa que sucede con las entradas y salidas de inventario. Cuando compras insumos, por ejemplo harina a proveedores (son todas las empresas que te venden materias primas para tu producción) como Alicorp, ellos te lo venden en sacos.
Sin embargo, tú cuando elaboras tus productos no gastas todo un saco exacto, sino que puedes gastar menos de un saco o más de uno, que podría ser, por ejemplo, 37 kg o 75 kg. Por lo que tienes, por un lado, la unidad de medida de las entradas como sacos y, por otro lado, la unidad de medida de las salidas como kg. Pero cada una tiene un proposito especifico, para llevar una adecuado control del inventario:
- Unidad de medida de las entradas: Te permite calcular los costos de tus insumos y el valor actual de tu inventario.
- Unidad de medida de las salidas: Te permite saber cuanto se gasto o queda en el inventario de tus diferentes insumos, por ejemplo 15 kg de harina, 2 unidades de leña, 730 gramos de mantequilla. Lo que te permite llevar un adecuado seguimiento de los diferentes insumos que tienes en tu panaderia, incluso si fuera artesanal o con horno a leña.
Recuerda diferenciar ambas unidades de medida tanto para llevar un control adecuado de inventario como para evitar errores en el registro del inventario.
Paso 4: Realizar el registro del inventario inicial de tu panaderia
Ahora que ya tienes todo claro. Es momento de hacer el registro de tu inventario. Para eso, sigue estas recomendaciones finales:
Clasifica el inventario: Aunque, puede significar más trabajo. Pero es ideal para tomar mejores decisiones en tu panadería. Y para saber qué insumos y productos representan gran parte de las ventas y de los costos. Podrías optar por clasificar el inventario de insumos, segun los costos que representan para tu negocio. Y el inventario de productos terminados, segun la categoria que represente, panes, dulces,bocaditos, entre otros.
Minimo asi seas una panaderia grande o pequeña. Debes llevar el registro del inventario de insumos y de productos terminados.
Cuenta con precisión: Utiliza tus herramientas de manera precisa y cuidadosa para evitar errores en tus registros.
Registra todo: Desde los ingredientes básicos hasta los productos finales, no dejes nada fuera de tu lista. Si eres una panadería pequeña o con hornos a leña, el mayor grueso de tu inventario se encontrará en los insumos y materias primas para elaborar tus productos.
Actualiza regularmente: Mantén tu inventario al día para evitar discrepancias y problemas de stock
Principales características de mi plantilla de inventario de insumos
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- Interfaz Intuitiva y Navegación Rápida.
- Stock Mínimo por cada uno de los insumos.
- Resumen de Entradas y Salidas por Insumo.
- Base de Datos de Proveedores de tu panaderia
- Registro de Precios por Insumo.
- Seguimiento de Costos por Producción con ID Específico
- Filtros en las Hojas de entradas y Salidas
¿Quieres saber cómo funciona en detalle? Mira la reseña completa de mi plantilla de inventario de insumos y descubre cómo esta plantilla de excel puede hacer la diferencia en la gestión de inventario de insumos para tu negocio.
Ejemplo práctico de un inventario inicial de una panadería
Para que todo quede más claro, veamos un ejemplo práctico de cómo se vería un inventario inicial de una panadería:
En este ejemplo, lo único que falto. Para que sea ideal, es la fecha del inventario inicial, la categoría del insumo o producto y el proveedor. Si deseas esta misma plantilla con los datos faltantes, puedes descargarlo aquí para que tengas donde hacer el registro del inventario inicial de tu panadería y lo mejor que esta en Excel.
| Insumo | Cantidad inicial | Unidad de medida de salidas | Peso unitario de entradas | unidad de medida de entradas | precio de las entradas | Valor de inventario |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Harina | 156 | Kg | 50 kg | Sacos | S/169.00 | S/527.28 |
| Manteca | 20 | kg | 14 kg | Cajas | S/105.00 | S/150.00 |
| Azúcar | 30 | Kg | 50 kg | Sacos | S/180.00 | S/108.00 |
| Leña | 8 | Unidades | No se sabe | Unidades | S/5.00 | S/40.00 |
| Levadura | 2500 | gramos | 500 gr | Paquetes | S/8.00 | S/40.00 |
| sal | 8000 | gramos | 600 gr | Paquetes de 20 unidades, donde cada unidad pesa 600gr | S/14.00 | S/9.33 |
| Huevos | 42 | Unidadaes | no se sabe | Paquetes de 72 unidades | S/42.00 | S/24.50 |
| Valor total del inventario de insumos | S/899.11 | |||||
| Producto | Cantidad incial | unidad de medida | Precio de venta | Valor del inventario | ||
| Pan espuma | 8 | Unidades | S/1.50 | S/12.00 | ||
| Alfajores | 14 | Unudades | S/2.00 | S/28.00 | ||
| Valordel inventario de productos | S/40.00 |
Organización y mantenimiento del sistema de inventario
Mantener tu sistema de inventario organizado y actualizado es clave para el éxito a largo plazo. Aquí hay algunos consejos para lograrlo:
- Categoriza tus productos: Agrupa tus productos por tipo para facilitar la búsqueda y el recuento.
- Etiqueta todo: Utiliza etiquetas claras y legibles para identificar cada artículo en tu inventario.
- Realiza controles de inventario: Programa un control de inventario de forma periódica. Para garantizar la precisión de tu inventario. Yo recomiendo, una vez a la semana.
- Implementa un sistema de reabastecimiento: Mantén un ojo en los niveles de stock y establece puntos de reorden(El punto donde debes realizar un nuevo pedido a tus proveedores para evitar quedarte sin insumos para tu producción.) para evitar quedarte sin productos importantes.
Consejos para optimizar tu inventario en una panadería
¿Quieres llevar tu inventario al siguiente nivel? ¡Aquí tienes algunos consejos para optimizarlo aún más!
- Analiza las tendencias de ventas: Utiliza datos pasados para predecir las necesidades futuras de tu inventario.
- Mantén una comunicación clara: Coordina con tu equipo para asegurarte de que todos estén al tanto de los cambios en el inventario.
- Considera la temporada: Ajusta tu inventario según la demanda estacional para evitar excedentes o escaseces.
- Busca proveedores confiables: Trabaja con proveedores de confianza para garantizar la calidad y disponibilidad de tus productos.
¡Evita estos errores comunes al hacer un inventario!
Incluso los mejores pueden cometer errores. Aquí hay algunos que debes evitar a toda costa:
- No contar con regularidad: La consistencia es clave para mantener un inventario preciso.
- Ignorar las tendencias de ventas: No te quedes atrás, mantente al tanto de lo que demandan tus clientes.
- Depender únicamente de herramientas digitales: A veces, una revisión manual puede revelar discrepancias que el software podría pasar por alto.
El papel del sistema de inventario en la rentabilidad de una panadería
Un inventario bien gestionado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu panadería. por eso crucial tener un sistema de inventario, ya que te permite:
- Reducir costos: Evita desperdicios y pérdidas al mantener un control preciso de tu stock.
- Mejorar la satisfacción del cliente: Al tener siempre disponibles los productos que desean tus clientes, aumentas su fidelidad y satisfacción.
- Optimizar la planificación: Utiliza tus datos de inventario para planificar mejor las operaciones y maximizar tus ganancias.
Cómo adaptar tu inventario a las demandas de los clientes
Los gustos y preferencias de tus clientes pueden cambiar rápidamente, por lo que es crucial adaptar tu inventario en consecuencia. Aquí tienes algunas formas de hacerlo:
- Escucha a tus clientes: Presta atención a sus comentarios y sugerencias para ajustar tu inventario según sus necesidades.
- Prueba nuevos productos: Experimenta con nuevos productos y sabores para mantener tu oferta fresca y emocionante.
- Realiza encuestas de satisfacción: Obtén información directa de tus clientes sobre qué les gusta y qué no de tu selección actual.
La importancia de la precisión y la consistencia en el inventario
La precisión y la consistencia son pilares fundamentales en la gestión de inventario. Sin ellos, tu negocio podría enfrentarse a una serie de problemas, como:
- Pérdida de ventas: La falta de productos populares debido a errores de inventario puede resultar en pérdida de clientes y ventas.
- Costos adicionales: Los errores en el inventario pueden llevar a pedidos excesivos o insuficientes, lo que resulta en costos adicionales de almacenamiento o pérdida de ventas.
- Reputación dañada: La incapacidad de satisfacer las demandas de los clientes puede dañar la reputación de tu panadería y ahuyentar a los clientes potenciales.
Directrices para administrar el sistema de inventario según la norma sanitaria para panaderias y pastelerias en Perú
Una gestión eficiente del sistema de inventario en una panadería y pasteleria es clave no solo para asegurar la rentabilidad del negocio, sino también para cumplir con las normativas sanitarias que garantizan la seguridad y calidad de los productos. Por ello, es esencial que los dueños de panaderías comprendan y adopten un sistema de inventario que no solo controle de manera efectiva el flujo de materias primas y productos terminados, sino que también se ajuste a las regulaciones vigentes.
En Perú, los lineamientos establecidos por la norma sanitaria es aplicable a todas las panaderías y pastelerias incluso para las mas pequeñas. A continuación, te ofrecemos un resumen de estos lineamientos:
Directrices Generales para administrar el sistema de Inventario de panaderias de Peru
1.Principio de inventario PEPS: Esto significa que lo primero en entrar, debe ser lo primero en salir. Tanto si se trata de insumos y materias primas para la produccion. Como si se trata de productos terminados para la venta. La rotación de los insumos responderá a la aplicación de este principio, respetando la fecha de vencimiento.
2. Registro de productos: Debes mantener un registro detallado de los productos que fabrica, incluyendo su nombre, ingredientes utilizados, fecha de elaboración y fecha de vencimiento.
3. Etiquetado adecuado: Todos los productos deben tener etiquetas claras y legibles que indiquen su nombre, ingredientes, alérgenos y fecha de vencimiento. Además, se debe indicar si el producto es apto para el consumo de personas con alguna restricción dietética.
4.Insumos y Materias Prima: Los insumos deben Almacenarse en sus envases originales; si están fraccionados, deben estar correctamente protegidos e identificados incluyendo la fecha de vencimiento. Además, debe Identificarse la fecha de ingreso al almacén para efectos de una correcta rotación.
5. Buenas prácticas de manipulación: Es importante seguir las normas de higiene y seguridad alimentaria, como utilizar equipos adecuados, mantener una limpieza correcta y evitar la contaminación cruzada.
Directrices para administrar cada tipo de inventario según la norma sanitaria para panaderias y pastelerias en Perú
La gestión adecuada de los almacenes en una panadería no solo es crucial para asegurar la eficiencia operativa, sino también para cumplir con las normativas sanitarias vigentes en Perú. Estas directrices establecen los procedimientos esenciales que toda panadería debe seguir para garantizar que los insumos se almacenen correctamente, manteniendo su calidad y seguridad alimentaria. Aqui resumimos las mas importantes:
Consideraciones para el Almacenamiento de Insumos secos:
- No debe haber contacto con el piso, paredes o techo.
- Los almacenes deben estar bien iluminados y ventilados.
- Evitar mantener en estas áreas equipos en desuso o inservibles. Como cajas, cartones, máquinas malogradas. Que pueden contaminar otras materias primas del almacén. O generar plagas de insectos y roedores.
- Los sacos y cajas con insumos se apilaran de manera cruzada para que permitan la circulación del aire.
- Se acopiaran las materias primas e insumos en anaqueles o parihuelas mantenidos en constante limpieza y a una distancia minima de 0.20 metros del piso; 0.60 metros del techo ; 0.50 metros entre hileras y 0.50 metros de la pared.
Consideraciones para el Almacenamiento de Insumos refrigerados y congelados:
- Los insumos que necesiten una cadena de frio se almacenarán de tal manera que se evite la contaminación y la transferencia de olores indeseables.
- Los insumo refrigerados deben mantenerse a temperaturas de 5 grados centigrados o inferiores para conservar su frescura y evitar el crecimiento de bacterias.Como los huevos y la mantequilla.
- Los insumos congelados debe mantenerse desde una tempertaura minima de -18 grados centigrados. Para prolongar su vida útil a través de la congelación.Como la masa para panes.
- Los insumos congelados, los cuales se descongelen para su uso, no deberán nuevamente ser congelados.
- Los equipos de frío como los refrigeradores y congeladores deben tener un programa de mantenimiento y limpieza que asegure su adecuado funcionamiento.
Consideraciones para el Almacenamiento y venta de productos terminados
- El envasado de los productos de panaderia y pasteleria debe hacerse con el producto perfectamente enfriado para evitar el desarrollo de mohos, en un ambiente protegido que minimice el riesgo de contaminación cruzada.
- Los productos de panadería y pastelería, que no contengan aditivos(conservantes) para su conservación y cuya vida útil para consumo no supere las 48 horas podrán comercializarse envasados sin Registro sanitario.
- Las salas de exhibición y toda el área de ventas deben mantenerse en excelente estado de conservación y en condiciones impecables de higiene. Esto incluye también todos los equipos, implementos y utensilios utilizados en estas áreas, los cuales deben estar en óptimas condiciones para garantizar un ambiente seguro y atractivo para los clientes.
¿Como Implementar el sistema de inventario según la norma sanitaria para panaderias y pastelerias en Perú?
Organización del inventario:
La primera clave para un sistema de inventario efectivo es la organización. Divide tus productos en categorías, como panes, pasteles, galletas y otros. Asigna códigos o números de identificación a cada uno de ellos para facilitar el seguimiento y la gestión. Utiliza estanterías o sistemas de almacenamiento adecuados para mantener los productos ordenados y accesibles.
Elige un software de gestión de inventario: Busca un software que se adapte a las necesidades específicas de tu panadería.
Caducidades y fechas de vencimiento:
En una panadería, donde los productos frescos son esenciales, es fundamental controlar las fechas de caducidad y vencimiento de los ingredientes y productos terminados. Prioriza siempre el uso de ingredientes con fecha de caducidad más próxima y coloca los productos más antiguos en un lugar fácilmente visible para evitar que se desperdicien.
Control de existencias:
Realiza un inventario inicial y lleva un registro detallado de las cantidades de cada producto en stock. Establece un sistema de control regular, ya sea diario, semanal o mensual, para verificar las existencias. Considera utilizar software de gestión de inventario para simplificar este proceso, ya que te permitirá realizar un seguimiento preciso de las ventas y las entradas de mercancía.
Gestionar eficientemente el inventario en una panadería es fundamental para garantizar un suministro constante de productos frescos y evitar desperdicios. Además, cumplir con las directrices legales en Perú es esencial para operar de manera adecuada y segura. Implementa un sistema de inventario organizado, controla las fechas de caducidad, practica la rotación de inventario y mantente al día con las regulaciones establecidas. Por si te intresa aqui te dejo en link de la norma sanitaria para panaderias aplicada a peru.
Conclusiones: ¡Haz que tu panadería sea un éxito con un inventario eficiente!
En resumen, un inventario bien gestionado es la clave para el éxito de cualquier panadería. Mantén tus registros actualizados, adapta tu inventario a las demandas de tus clientes y evita los errores comunes. Con un sistema de inventario eficiente, puedes reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y optimizar tus operaciones. ¡Así que ponte manos a la obra y haz que tu panadería sea un éxito!
Preguntas Frecuentes
1. ¿Con qué frecuencia debo realizar un inventario en mi panadería?
- Lo ideal es realizar un inventario completo al menos una vez a la semana para mantener un control preciso de tus existencias. Pero, A medida que crezcas necesitaras realizar el inventario con mayor frecuencia, ya que tu inventario crecerá, en ese punto tendrás que hacerlo de manera diaria.
2. ¿Cómo puedo saber cuánto inventario debo tener en mi panadería?
- Analiza las tendencias de ventas pasadas y ajusta tu inventario en consecuencia. También puedes consultar a tus proveedores para obtener recomendaciones sobre cantidades.
3. ¿Qué debo hacer si descubro discrepancias en mi inventario?
- Investigar la causa de las discrepancias y ajustar tus registros en consecuencia. Si es necesario, implementa medidas para prevenir futuros errores. Si sucede, lo más recomendable es realizar un control de inventario aunque, no sea la fecha programada para realizar el control de inventario.
4. ¿Cómo puedo mejorar la eficiencia de mi proceso de inventario?
- Utiliza herramientas digitales como software de gestión de inventario para agilizar el proceso y reducir errores manuales.
5. ¿Es necesario capacitar a mi personal sobre cómo realizar un inventario?
- Sí, es fundamental que todo tu equipo esté capacitado en el proceso de inventario para garantizar la precisión y consistencia en tus registros. Si eres de Perú, debe estar capacitado con la norma de manipulación de alimentos e inocuidad.