Para quienes vivimos entre sacos de harina y el aroma del pan fresco, sabemos que el tiempo es oro y cada insumo cuenta.Y sabes que mantener tu negocio funcionando va mucho más allá de hornear un pan delicioso, que haga sonreír a tus clientes. Es un desafío constante de organización, de evitar que los insumos críticos se agoten o que los gastos se te vayan de las manos.
Yo también pasé por eso y aprendí que no siempre se tiene el tiempo ni los recursos para complicados sistemas de administración. ¿y si te dijera que una simple plantilla de Excel puede ser una solución rápida y eficaz? En esta reseña, te quiero mostrar cómo esta herramienta puede convertirse en un aliado clave para tu negocio.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Inventario en Excel para Panadería?
Un inventario bien gestionado va más allá de mantener un listado de lo que tienes o necesitas. Se trata de saber cuando realizar un nuevo pedido, cuales son los insumos más importantes de tu negocio para evitar inconvenientes en medio de la jornada y hasta conocer el consumo promedio de cada insumo para evitar, así sobrecostos y desperdicios.
Por eso diseñé esta Plantilla del Sistema de Inventario de Insumos: una herramienta práctica, pensando en quienes, como tú o como yo, buscan una solución sencilla, confiable y accesible para mantener el control de tus materias primas e insumos . Diseñada en Excel, Con esta plantilla, tendrás todo organizado en un solo lugar, de manera intuitiva,clara y efectiva. Además de ser personalizable para que se ajuste a las necesidades de tu negocio.
Formato: En Excel, 100% personalizable a las necesidades de tu panadería.
Diseño intuitivo:Diseño fácil de usar, pensado para que navegues sin complicaciones.
Funciones clave: Registro detallado de compras, control del inventario de insumos, seguimiento de precios y control de los costos de producción de tus insumos.
Beneficios: Reducción de costos y decisiones de compra más acertadas respaldadas por los datos de tu inventario.
Esta plantilla en Excel es una herramienta indispensable para cualquier panadería pequeña o artesanal que desee gestionar su inventario de manera efectiva y sin complicaciones. Ofrece el equilibrio perfecto entre funcionalidad y facilidad de uso, con características personalizables que la convierten en una inversión de gran valor para el negocio.
Ventajas y desventajas de la plantilla del sistema de inventario de insumos en excel
Pros
Contra
☑️Totalmente Personalizable a las necesidades únicas de tu negocio.
☑️Evitas compras de último momento definiendo el stock mínimo de cada insumo en la hoja de inventario.
☑️La hoja de inventario te ofrece un resumen detallado: Inventario inicial, las entradas (compras), salidas (gastos de inventario) y el stock actual, tanto en cantidad como en costo por insumo.
☑️En la hoja de categorías del negocio, puedes definir los diferentes motivos de producción para llevar un seguimiento preciso y ordenado.
☑️Las hojas de entradas (compras) y salidas (gastos de inventario) cuentan con una columna para el mes, permitiéndote un seguimiento mensual del inventario, si así lo requieres.
☑️En la hoja de precios, todos los insumos inician con ID=1. Si el precio varía, agrega un nuevo ID, con la posibilidad de hasta 7 IDs.
❌Aunque la interfaz es intuitiva, se necesita un conocimiento básico de Excel para aprovechar todas las funcionalidades.
❌En la hoja ‘Salidas’, es necesario agregar manualmente el ID del precio registrado en la hoja ‘Precios’. Es importante tener mucho cuidado al hacerlo, ya que un error podría resultar en costos incorrectos.
❌Al ser una plantilla de Excel, puede tener limitaciones en comparación con un software especializado en gestión de inventarios.
Características que Marcan la Diferencia de otras plantillas
Vamos a ver sus características clave, que están pensadas en las necesidades de una panadería pequeña o artesanal.
Interfaz Intuitiva y Navegación Rápida:
Fácil de usar, incluso si nunca has tocado Excel. Con un solo clic puedes moverte de una pestaña a otra, así que es súper visual. Y tienes dos maneras de hacerlo: puedes hacer clic en los nombres de las pestañas o en los pequeños iconos que ves en la imagen de abajo👇
Stock Mínimo para Nuevos Pedidos:
En la hoja de inventario de esta plantilla, se incluye una columna de stock mínimo, un valor que debes definir basádo en tu experiencia y las necesidades de tu negocio. Esta columna es clave para que el estado del inventario te muestre de un vistazo si necesitas hacer un nuevo pedido o si tienes suficiente stock en el almacén. ¡Mira el ejemplo aquí abajo! 👇
Varias marcas por insumo
En la plantilla que te estoy mostrando, el nombre de cada insumo se compone de dos partes: el tipo de insumo y la marca. Por ejemplo, para la harina podrías tener como nombre del insumo «Harina Inca Especial». Pero como a veces trabajas con varias marcas para un mismo insumo, en el caso de la harina podrías tener «Harina Primavera», «Harina Nicolini» y «Harina Inca Especial».
Por eso, en la hoja de Categorías del Negocio tienes una tabla con dos columnas: una para el insumo y otra para el tipo de insumo. ¿Por qué es importante diferenciarlos? Esto te ayuda a mantener un orden claro y a hacer un mejor seguimiento de tus insumos, además de permitirte analizar los datos por tipo de insumo, ¡ideal cuando manejas distintas marcas para cada uno!¡Echa un ojo al ejemplo de abajo! 👇
Resumen de Entradas y Salidas
Ten una visión clara y rápida de tu inventario para cada tipo de insumo. En la hoja de inventario, puedes ver todo: desde el stock inicial, las entradas( compras), las salidas (gasto de inventario), hasta el stock actual, tanto en cantidad como en costo. Toda esta información te permite controlar tu inventario de un vistazo. ¡Echa un ojo al ejemplo de abajo! 👇
Base de Datos de Proveedores:
Organiza y ten siempre a mano los contactos de tus proveedores de confianza. Además, esta base de datos incluye una columna de observaciones donde puedes anotar si el proveedor te entrega boleta, factura, o incluso si tienes que agregar el registro manualmente. Así, llevas un seguimiento claro y completo de todas tus compras. ¡Mira cómo funciona en la imagen de abajo! 👇
Registro de Precios por Insumo:
Una forma sencilla de controlar los costos es llevar un seguimiento de los precios por cada insumo. En la hoja de precios puedes registrar hasta 7 precios distintos, cada uno con su propio ID empezando desde ID=1. Y si manejas bien Excel, puedes ampliarlo aún más. ¡Mira el ejemplo aquí abajo! 👇
Seguimiento de Costos por Producción con ID Específico:
La hoja de salidas te ayuda a llevar un seguimiento preciso de cada producción, asignando un ID único a cada una, empezando desde ID=1. Esto es ideal para gestionar varias producciones en un solo día, como la producción normal, la de roscas o un pedido especial de última hora. ¡Mira el ejemplo para el insumo de harina aquí abajo! 👇Además, con esta hoja te sirve de base para crear el registro diario de los costos de materia prima e insumos por dia.
Filtros en las Hojas de entradas y Salidas:
Las hojas de entradas y salidas son súper útiles: las entradas registran tus compras y las salidas llevan el control de los gastos de producción. Con los filtros que tienen, puedes organizar toda la información a tu manera, haciendo que buscar y analizar datos sea más fácil. Incluso hay un filtro por mes, que te ayuda a llevar un control detallado y a planificar mejor tus compras.
Beneficios Directos: ¿Qué Ganas al Usar Esta Plantilla?
Con esta plantilla, no solo estás organizando los números; estás organizando el futuro de tu negocio. Es un recurso que te permite tomar decisiones mejor informadas y evitar los problemas que todos conocemos demasiado bien en la panadería. Aquí te explico los beneficios clave que puedes esperar:
- Adaptabilidad Total a tu Panadería: Puedes modificar las categorías y registros según los insumos específicos y las necesidades de tu negocio.
- Evita Compras de Último Minuto: Ya no tendrás que salir corriendo a buscar insumos o gastar de más en compras urgentes. El control de inventario te permite planificar con anticipación.
- Control Total en un Solo Lugar: Nada de hojas sueltas ni listas perdidas. Con esta plantilla, tienes tus compras, tus gastos para producción y los precios de los insumos en un solo lugar.
- Decisiones Inteligentes: Decide mejor, compra mejor, gana mejor. Con los datos registrados de tu inventario, sabes exactamente qué insumos comprar, en qué cantidades y cuándo.
- Fácil de Integrar: Al estar en Excel, puedes combinarla con otros registros y obtener una vista completa de las finanzas y del stock de tu negocio.
Precio Especial de Lanzamiento y Garantía de Satisfacción
Si buscas tener un control más preciso de tus insumos, optimizar tus costos de producción y simplificar la gestión de tu inventario, esta plantilla es sin duda una excelente elección.
Por que esta de lanzamiento, la Plantilla Básica de Sistema de Inventario de Insumos para Panaderías Pequeñas se encuentra disponible con un descuento del 75%, a solo 4.95 soles. Además, viene con una garantía de satisfacción de 14 días: si no estás completamente satisfecho, puedes solicitar un reembolso completo.
Porque solo tú sabes el esfuerzo que hay detrás de cada barra de pan, cada bollito y cada costra dorada.
Cómo Usar la Plantilla de Inventario de Insumos para Panadería en Excel – Tan Sencillo Como Hornear Pan
Llevar el control no debería ser complicado. Para hacerte la vida aún más fácil, te explico cómo llenar esta plantilla paso a paso. Así, en pocos minutos podrás registrar tus insumos, sus precios y cualquier detalle adicional que sea clave para tu negocio.
La Primera vez :
Lo primero que tienes que hacer es completar la hoja Categorías del Negocio.
Aquí es donde vas a definir cada insumo, su tipo, el peso, el precio del stock inicial, los motivos de producción y la lista de proveedores de tu negocio. Te muestro las tablas que necesitas llenar con todos los datos específicos de tu negocio, ¡esto te ayudará a tener todo bien organizado desde el inicio!
Luego edita la hoja Inventario:
Aquí solo necesitas definir el nombre del insumo, el stock inicial y el stock mínimo. El resto de las columnas ya tienen fórmulas y se van a actualizar automáticamente según los datos que hayas puesto en las hojas de Categorías del Negocio, Entradas, Salidas y Precios. ¡Así de fácil, solo completa esos datos básicos y deja que las fórmulas hagan el resto!
Por último, edita la hoja Precios
Aqui solo debes agregar el nombre del insumo y te traera el precio y el costo unitario con id=1. Ten en cuenta que este precio y costo, como son el primer registro son del stock inicial o inventario inicial.
Los datos que encuentres en Las hojas de entradas y salidas simplemente debes eliminarlos.
Tu rutina Diaria
- Revisa la hoja Inventario: Verifica la columna de Estado del Inventario para ver si necesitas comprar algún insumo. También compara el stock actual de cada insumo con el stock mínimo; si alguno está cerca de ese límite, significa que pronto necesitarás hacer un nuevo pedido.
- Analiza el precio de tus compras: Aqui pueden darse 2 escenarios :
- Si el insumo de una marca ya está registrado (por ejemplo, Harina Inca Especial), ve a la hoja Precios y revisa si hay un nuevo precio. Si es así, agrégalo con un nuevo ID; si no, no necesitas hacer cambios en esa hoja.
- Si el insumo de una marca no está registrado (por ejemplo, Harina Nicolini), ve a la hoja Categorías del Negocio y en la tabla con el encabezado Insumos, agrega el nombre del insumo, el tipo, el peso y el precio según la factura. Luego, en la hoja Inventario, incluye el nombre del nuevo insumo y define el stock mínimo y el stock inicial (en este caso, como es un nuevo insumo, el stock inicial sería cero).
- Agrega tus compras: En la hoja Entradas, registra todas tus compras. Aquí debes incluir el número y la serie de la boleta o factura, o incluso puedes asignarle uno si tu proveedor no te entrega comprobante. Solo necesitas completar cuatro columnas: el mes, la fecha exacta del comprobante, el Item (nombre del insumo) y la cantidad. El resto de los datos se llenarán automáticamente gracias a las fórmulas. Y por último, si el IGV o IVA en tu país no es 18%, solo ajusta esa cifra para que se calcule correctamente.
- Por último, agrega los gastos de producción del día:Es fundamental que, al terminar cada producción, registres todo lo que se ha utilizado, ya sea en un cuaderno físico o en una libreta virtual. Solo necesitas anotar 4 aspecto: el id de la producción, el nombre del insumo, la cantidad y el precio unitario de cada uno. Además, asegúrate de diferenciar estas, dos columnas clave para que quede todo bien organizado.
- ID: Identifica cada producción de forma única. Por ejemplo, puedes asignar un ID para la producción del día, otro para la producción de la rosca, y así sucesivamente.
- ID_Precio: Identifica cada precio distinto para cada insumo, y debes asignarlo manualmente en el registro de cada uno. Por ejemplo, Harina Inca Especial podría tener un ID=1 con un precio de $190 y un ID=2 con un precio de $185.
Para registrar en la hoja Salidas,todos los gastos de tu producción. Asegúrate de tener a la mano tu registro físico o virtual de los gastos del día. En esa hoja, agrega una columna con ID_Precio y, utilizando la hoja de Precios, asígnale el ID correspondiente.
Luego, en la hoja Salidas, incluye las siguientes columnas: ID (para identificar la producción), el mes, la fecha exacta de la producción, el motivo, la cantidad de insumo utilizado en cada producción y el ID_Precio, que deberás tomar del registro de gastos de producción del día. El resto de los datos se llenarán automáticamente gracias a las fórmulas.
Y con esto habrás terminado. Recuerda que aunque requiere un poco de esfuerzo, el control del inventario de insumos es fundamental. ¡Vale la pena! Este representa el 60% de los costos totales de producción.
¿Listo para Empezar? – Tu Panadería, Tus Reglas
La gestión del inventario es más que una tarea administrativa; es la columna vertebral de tu negocio. Tener un control completo y preciso sobre cada insumo te da la seguridad de saber que estás haciendo lo mejor para tu panadería.
Con esta plantilla, tendrás una herramienta que te permite tener el control en todo momento. No dejes que el desorden te frene; dale a tu negocio la estructura que necesita.
Porque tú sabes lo importante que es mantener el control en el negocio. Tú sabes lo que necesitas. Dale un toque de orden a tu panadería, dale un toque de éxito.
Plantilla Básica del sistema de inventario Insumos para panaderías
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Conclusión: Moderniza tu Panadería sin Perder tu Tradición
La tradición es el alma de una panadería, pero la organización es la herramienta que hace posible mantenerla viva en un mundo moderno. No tienes que elegir entre honrar tu historia y mejorar tu negocio, puedes hacer ambas cosas. Con esta plantilla de inventario en Excel, tú eres quien tiene el control: cada insumo, cada costo, cada proveedor, todo en un solo lugar.
Luego de analizar y ver todo lo que puede hacer y sus limitaciones te puedo decir que no es la mejor herrramienta para llevar el inventario de tu negocio. Pero si es la mejor para comenzar a organizar y darle orden a tu negocio, ya que:
Te facilita saber cuándo necesitas realizar un nuevo pedido, manejar varias marcas por insumo y controlar distintos precios. Además, puedes llevar el registro del IGV o IVA de tus boletas y facturas, registrar nuevas compras con el mínimo de datos.
y para terminar puedes llevar el registro de los gastos de producción, para eso solo necesitas un registro extra, ya sea físico o virtual, que incluya el ID de la producción, el nombre del insumo, la cantidad utilizada y el precio. Así podrás registrar las salidas o gastos de producción también con el mínimo de datos. ¡Y por el precio de esta plantilla, es prácticamente un regalo!
Yo, como tú, he pasado por esos mismos desafíos: el miedo al cambio, las noches de correrías cuando algo falta, y la presión de equilibrar costos. Pero la organización es la clave que transforma el caos en calma. Así que, ¿estás listo para hacer un cambio positivo en tu panadería? ¿Estás listo para darle a tu negocio la estructura y el orden que merece? Descarga la plantilla aquí y empieza a trabajar con una base sólida desde hoy mismo.