Crea el Presupuesto Mensual para tu Panadería Pequeña: ¡Empieza Hoy!

El presupuesto no es solo un número; es la estrategia para prepararse ante los desafíos económicos, y transformar el esfuerzo y pasión en éxito financiero.

Cuando se trata de administrar una panadería pequeña, uno de los aspectos más cruciales es mantener un presupuesto mensual.¿Por que? Porque un buen presupuesto te permitirá tener un control claro sobre tus ingresos y gastos, manejar imprevistos e identificar áreas donde puedes ahorrar, y planificar para el futuro. Imagina que tu panadería es como un barco navegando en el mar: sin un mapa (Presupuesto) y un plan claro(Estrategias del Presupuesto), te arriesgas a perderte(llevar tu negocio al fracaso).

En este artículo, te guiaremos paso a paso sobre cómo hacer el presupuesto mensual de una panaderia, asegurando que tu negocio navegue con éxito hacia la estabilidad financiera.Incluso te regalo una plantilla en excel para que puedas crear el presupuesto de manera facil y practica.

¿Por qué es importante un presupuesto?

Un presupuesto no es solo una herramienta financiera; es tu guía para tomar decisiones informadas. Piensa en él como el mapa de ruta de tu panadería. Sin un presupuesto claro, podrías perder el rumbo y terminar con problemas de flujo de caja, gastos inesperados o incluso pérdidas. Tener un presupuesto te permite planificar con anticipación y reaccionar adecuadamente a las fluctuaciones del mercado.

Este presupuesto mensual te permitirá calcular la utilidad operativa de tu panadería al controlar tanto los costos fijos como los variables. Sin embargo, para una planificación financiera integral que abarque la utilidad neta y otras áreas clave como las finanzas y los impuestos, es esencial comprender cómo este presupuesto mensual se integra en un presupuesto maestro. Descubre cómo elaborar un presupuesto maestro con un ejemplo en este artículo.

Para que te prepares en cómo hacer el Presupuesto Mensual de una panaderia. Si nunca lo has hecho, sigue estos Pasos:

Estos son los pasos que debes realizar antes de hacer un presupuesto:

• Lleva un registro diario de las ventas que te entrega el cajero o encargado del área de ventas
  .Y calcula cuantas unidades se vendieron por cada tipo de Pan. Aunque para iniciar comienza con las ventas totales del dia. Ademas registra todos los ingresos extra que reciba la empresa, como:
  • Horneado espontaneos de tortas,pasteles, pavos o cualquier cosa que se pueda presentar lleva un registro de todo eso de manera Diaria.
  • Si Realizas productos a pedido, tambien lleva ese registro diario. Logico que no existiran pedidos especiales todos los dias.Pero cuando se presenta lo anotas.Por ejemplo Pedidos grandes de roscas de muerto, bocaditos, tortas, Empañas de pollo o carne y mas.
  • Si tienes pan que te sobra porque no lograste venderlo y luego lo vendes por sacos como pan tieso. Anota esas ventas.

Si soy sincero, darle seguimiento a las ventas por tipo de pan, tiene su dificultad si:

1. Manejas mas de un precio de venta: En este caso, te recomiendo que lo mas pronto posible. Puedas implementar un sistema de ventas. Ya que de esta menera tendras datos de las undiades vendidas por tipo de pan. Lo que es mas preciso para calcular tus ingresos Futuros.
2. Haces Descuento: Ya que al realizar esta practica de marketing, aunque tu panaderia manejara un solo precio, con el descuento estas creando un nuevo precio. Por lo que necesitas dar seguimiento a las ventas sin descuento y con descuento.

Si solo manejas un precio de venta. Para calcular las unidades vendidas solo divides los ingresos entre el Precio de venta.

Lo IMPORTANTE es que puedas obtener por un lado el registro de ventas del pan y todos los productos que vendes en tu negocio físico. Y por otro lado cualquier ingreso EXTRA.Y Después de al menos seis meses, podrás utilizar esta información para hacer proyecciones financieras precisas por cada tipo de ingreso. Para comenzar solo enfocate en los ingresos de tu negocio físico.

• Lleva un registro Diario de la Producción Por cada tipo de pan O producto que vendas en tu negocio.Para una mejor proyección financiera, lleva el registro de acuerdo al número de latas o bandejas. (Mantén en tu registro cuanto deberían ser los ingresos según Producción para que los compares con las ventas que recibes). El objetivo es que puedas obtener cada Mes el Total de la Producción y el total de Ingresos según esta área.
• Lleva un registro Mensual costos Fijos Por mes. Solo necesitas hacer este registro una vez al mes.
• Lleva un registro de los costos semifijos o semivariables (Son los que tienen un parte fija y una parte variable) que puedas tener en tu panadería. Como el agua, la luz, el pago del personal de Producción. Y en algunos casos personal de ventas.
• LLeva el registro de compras de cada uno de los insumos de tu panaderia.
• Lleva un registro de las cantidades de cada uno de los insumos que has usado durante Mínimo 6 meses. Para esta tarea es ideal tener un sistema de inventario que te ayude en esta tarea. Puedes crear uno Gratis en Excel o Google Sheets.
• Lleva un registro del pago del personal por área: área de producción y ventas (de aquí tendrás en cuenta los costos fijos y variables del personal , si fuera el caso), área de recursos humanos, inventario, área administrativa y más que tenga tu negocio.
• Después de tener todo estos datos durante mínimo 6 meses, ya estás listo para Calcular el presupuesto Mensual.

¿Cómo hacer el Presupuesto Mensual de una panaderia?

Para hacerlo. Si es tú, primera vez sigue estos pasos, si ya te preparaste con los pasos anteriores:

1. Determina tus ingresos

Primero, necesitas saber cuánto dinero entra en tu panadería cada mes. Esto incluye ventas de pan, pasteles y cualquier otro producto que ofrezcas. Debes Tener en cuenta que mes vas a proyectar para analizar su posible estacionalidad. Por ejemplo:

Si proyectaras el mes de Diciembre, debes tener en cuenta que la venta de pan disminuira y los pedidos de paneton y biszcoche tienen a aumentar por las fiestas navideñas.En cambio si es para Enero, las venta de todo tipo de pan disminuira y si lo haras para Marzo o Abril las ventas aumentaran porque los niños y adolescentes entran al colegio.

1.1 Determina tus ingresos Extra

Por lo que general estos ingresos llegan a ser 5% del total de ingresos. Si es tu primera vez, puedes saltarte esta paso. Si desear hacerlo debes Proyectar los ingresos extra que debes tener registrado en una hoja de excel o google sheets(ES GRATIS). Minimo los datos de 6 meses aunque seria ideal que tuvieras los datos del ultimo año.Y calculas el promedio mensual con los Datos que tengas si es tu primera vez. Y esos son los ingresos extra proyectados. Si tienes experiencia, puedes usar cualquiera de estos metodos:

• Promedio: Si observas que los ingresos son relativamente estables y no presentan grandes fluctuaciones de un mes a otro. Además no hay una tendencia clara ascendente o descendente en los datos y tienes los datos para minimo 6 meses.
• Promedio Ponderado:Este método es ideal cuando los ingresos recientes son más relevantes para proyectar el futuro que los ingresos más antiguos.Como en una panadería, cuando los ingresos pueden verse afectados por factores como promociones, cambios estacionales en la demanda y nuevos competidores. El promedio ponderado asigna mayor peso a los meses más recientes, reflejando mejor estas influencias actuales, por lo que es especialmente adecuado para panaderías.
• Tasa de crecimiento:Los ingresos muestran una tendencia clara y consistente (aumentar o disminuir).

Ejemplo del Promedio Ponderado para calcular tus Ingresos Extra

En este Metodo se aplica un peso de importancia a cada mes y los meses mas recientes tienen un mayor peso que los meses mas antiguos. Y la suma de todos los meses debe ser 100%.

La panadería "Mis Locuras" desea proyectar los ingresos extra para el mes de julio utilizando los datos históricos de los últimos seis meses. Para ello, ha asignado pesos de importancia según la antigüedad de cada mes.

• Los meses más antiguos (enero) tienen un peso del 10%.
• Los meses intermedios (febrero y marzo) tienen un peso conjunto del 30%, es decir, 15% cada uno.
• Los meses más recientes (abril, mayo y junio) tienen un peso conjunto del 60%, es decir, 20% cada uno.

Para obtener El ingreso del Proximo Mes. usamos esta formula:

Ingreso Proyectado= (Ingreso del mes 1+ Peso del mes 1)+(Ingreso del mes 2+ Peso del mes 2)....(Ingreso del ultimo Mes+ Peso del ultimo mes).

Aplicando la formula seria

Ingreso Proyectado de Julio= (400X 10%)+(380 x15%)+(408 x 15%)+(412 x 20%)+(530 x 20%)+(590 x 20%)=464.6

Para el mes de Julio se proyecta obtener un Ingreso EXTRA de 464.6

1.2 Determinar la producción esperada del mes que vas a proyectar

Lo ideal es usar los datos de la producción vendida por tipo de pan. Pero si no tienes esos datos o se te complica registrarlos o calcularlos, te recomiendo usar los datos de la producción total, por tipo de pan o producto. Debes usar los datos de la producción total de los últimos 6 a 12 meses.

Para este punto debes tener el registro de producción según el número de latas o bandejas. Y te preguntarás ¿cómo calculo esa producción esperada ? Tienes 3 caminos:

• La tasa de crecimiento: Este método es ideal si observas que la producción ha estado aumentando o disminuyendo consistentemente en los últimos meses sin mezclar ambas a la vez. Es una excelente manera de comenzar para crear tu primer Presupuesto.
• El promedio Ponderado: Si la producción muestra aumentos y disminuciones leves, no hay una tendencia clara y la producción actual es más relevante que la antigua para predecir la futura, este método es ideal.En el punto anterior explicamos un ejercicio de este método, revisalo.
• Usar el método de regresión lineal: Este enfoque es adecuado tanto para datos positivos como negativos. La regresión lineal identifica patrones y tendencias en los datos, lo cual es muy común en las panaderías. Basándose en estos patrones, se crea una ecuación que permite calcular la producción futura. Para obtener resultados precisos, es recomendable tener al menos los datos del último año.

Lo ideal es elegir cual es el metodo mas adecuado segun el tipo de pan o Producto

Ejemplo de calculo de la tasa de crecimiento para calcular la producción esperada

Imagina que la Panaderia "Mis Locuras" tienes los datos historicos en Numero de latas de los Primeros seis meses del año. Y desea saber la produccion Futura de Julio.

Para calcular la tasa de crecimiento Promedio. Solo usamos esta formula para cada tipo de Pan O producto:

Tasa de crecimiento por pan=((Valor Final-Valor Inicial)/Valor Inicial ) x100

Si uso esa formula para analizar en que % ha crecido las latas de redondo en Febrero en comparacion con Enero seria asi:

Tasa de crecimiento por pan=(690-650)/650 ) x100=6.2%

En este caso 690 es el produccion de Febrero y 650 la de Enero. Lo que nos dice el resultado es que el Numero de Latas en Febrero aumento 6.2% en comparacion con Enero. Y lo mismo debemos hacer Hasta el Mes de Junio.

Para obtener la tasa de crecimiento Promedio Mensual de la produccion.Usaremos el Promedio. Cuya formula es:

Tasa de crecimiento Promedio Mensual Por pan= Tasa 1+ Tasa 2 + Tasa 3....TasaN/Numero de tasas

En este caso hay 5 tasas por lo que la formula aplicada seria:

Tasa de crecimiento Promedio Mensual del redondo=(6.2%+4.3%+4.2%+4%+2.6)/5= 4.2%

Esto quiere decir que las latas de redondo en promedio en los ultimos 6 meses han crecido en 4.2% cada mes.Y para calcular El numero de latas de redondo de Julio usamos esta formula:

Numero de latas del Proximo Mes=Numero de latas del ultimo mes x(1+tasa de crecimiento promedio mensual ).

Aplicando la formula seria:

Numero de latas del Proximo Mes: 800 (Latas de Julio) x(1+4.2%)=833.97

Para evitar manejar decimales La aproximamos al siguiente Numero. osea 834 latas de redondo se Proyecta Producir en Julio. Y lo mismo debes hacer por cada tipo de pan y Producto de tu negocio.

1.3 Calcular los ingresos proyectados según producción

Si tienes la producción esperada en latas, multiplica la cantidad de latas por el número de unidades que contiene cada tipo de pan. Luego, multiplica esa producción por el precio correspondiente de cada tipo de pan. Así obtendrás los ingresos proyectados según el área de producción. Si es tu Primera vez. Puedes quedarte con estos Datos como ingresos Proyectados.

1.4 Calcular los ingresos proyectados según Ventas

Es muy común que los ingresos reportados por el área de producción no coincidan con los de ventas. Esto sucede porque, en ocasiones, el pan se regala, el panadero y el personal se llevan producción, o hay accidentes en el área de producción. Sin embargo, la diferencia máxima debería ser del 5%. Para hacer este ajuste, debes calcular la tasa de desviación de los ingresos. Por eso te pedi, que llevaras el registro de los ingresos segun producción y ventas para compararlos.

Ejemplo de como calcular la tasa de desviación de Ingresos

Pensemos que Panaderia "Mis Locuras". Tiene los siguientes Datos historicos de los ingresos de Produccion Y Ventas:

Para calcular la tasa de desviacion usa esta Formula:

Tasa de desviacion Ingresos= ((Ingresos de Produccion-Ingresos de Ventas)/Ingresos de Produccion) x100

Aplicando esta Formula para calcular la tasa de desviacion de Enero seria:

Tasa de desviacion Ingresos= ((27666-26580)/27666) x100=3.9%

Esto nos dice que en Enero se han desviado el 3.9% de los ingresos. Y lo mismo se debe hacer para Todos los meses.

Ahora calcula el Promedio de estas tasas de desviacion . Y seria asi:

Tasa de desviacion Promedio Mensual: 3.9%+4%+4.1%+3.2%+4.6%+2.9%/6= 3.8%

Esto Nos dice, que en Promedio en los ultimos seis meses Ha existido una desviacion de Ingresos del 3.8% mensual.

Para este Punto. Debes Tener los ingresos Proyectados del area de Produccion. Imagina que son 38554.Entonces para calcular Los Ingresos segun el Area de ventas seria:

Ingresos Proyectados de ventas=Ingresos Proyectados del area de Produccion x (1-Tasa de desviacion Promedio Mensual)

Aplicando la Formula seria asi:

Ingresos Proyectados de ventas=38554 x (1-3.8%)=37088

Para el Mes de julio se Proyectan ingresos de 37088 .

2. Calcula tus costos Mixtos

Estos Son aquellos que tienen una parte fija y una parte varible. Lo mas comun es que el agua y la luz sea Mixto. Y Para calcular el costo fijo de tu recibo de agua o luz. Solo mira tu recibo debe decir algo como Cargo fijo Mensual. Aqui te dejo un ejemplo

Para calcular El costo variable del recibo. solo debes aplicar la siguiente Formula. solo es una resta:

Cargo variable del recibo= Total del recibo - Cargo fijo

En este casos seria :

Cargo variable del recibo= 91 - 3.62=87.38

Ejemplo para Calcular el costo variable de Luz

Imagina que en la panaderia "Mis locuras" Tiene su recibo de luz de los ultimos 6 Meses Y desea saber cuanto sera su recibo en Julio:

En el caso del cargo fijo seguira siendo el mismo. Pero para el cargo variable. Como ha ido creciendo solo debes Calcular la tasa de crecimiento Mensual de cada Mes y calcular el promedio de todos los meses:

Recuerda que La Formula para calcular la tasa de Crecimiento Mensual es:

Tasa de crecimiento =((Valor Final-Valor Inicial)/Valor Inicial ) x100

Aplicando la Formula Para Enero y Febrero seria:

Tasa de crecimiento del costo variable de la luz =((480-440)/440 ) x100=9.09%

Este resultado Revela que en el mes de Febrero aumento el gasto variable de luz en 9.09% en comparacion Con Enero. Y lo mismo debemos hacer Por cada mes:

Ahora con estas tasas calculamos su Promedio.El promedio es la suma de las tasas entre el numero de tasas.Como son 5 tasas seria asi:

Tasa promedio del gasto variabe de luz=(9.09%+9.79%+4.36%+9.09%+6.67%)/5 =7.8%

Dado este resultado, podemos decir que cada mes en Promedio el gasto de luz ha crecido un 7.8%.

Para caclular el costo variable. Aplicarias esta Formula:

Costo variable de luz del Proximo mes= Costo variable del ultimo mes x(1+tasa Promedio de crecimiento)

Entonces aplicando la formula seria asi:

Costo variable de luz del Proximo mes(Julio)= 640 x(1+7.8%)=690

El gasto de luz variable proyectado para Julio es de 690.

Si quieres saber cuanto es el recibo total:

Total del recibo= Cargo fijo del recibo + Cargo Variable del recibo

Para Julio. Ya que tenemos todos los calculos seria asi:

Total del recibo= 80 + 690=770

Para el Mes de julio se Proyecta obtener un recibo por 770.

3. Calcula tus costos fijos

Los costos fijos de una panaderia son aquellos que no cambian sin importar cuánto vendas. Estos incluyen el alquiler del local, los sueldos del personal, y los seguros. Es importante conocer estos costos para poder planificar adecuadamente. si seguiste mis indicaciones debes tener el registro de esos costos, solo agregalos al presupuesto.

4. Estima tus costos variables

Los costos variables de una panaderia son los que cambian con la producción. Ejemplos incluyen ingredientes como harina y levadura, así como el consumo de electricidad y agua Y como minimo el Personal de Produccion. Estos costos fluctúan dependiendo de cuánto produzcas, así que es crucial tener una estimación precisa. Y aqui debes tener en cuenta la posible estacionalidad de algunos costos para eso define cuales son los precios de esos productos.

4.1 Analiza los precios de cada uno de los insumos

Si seguiste mis indicaciones tendras los datos de los precios de cada uno de los insumos de ultimos 6 meses. Aunque conforme tengas mas experiencia y datos. Usa los datos del ultimo año. Y considera las fluctuaciones de Precios de algunos insumos segun el mes que vayas a proyectar.Por ejemplo

Despues de analizar la fluctuacion del precio del insumo por mes. Analiza los datos que tienes si han habido variaciones de 2 o mas meses. tienes 3 escenarios escenarios para calcular el precio futuro:

1. Usa el ultimo Precio registrado: Es ideal utilizar el último precio registrado si no hay una tendencia clara en los precios y estos han estado cambiando constantemente(aumentando y disminuyendo). También es útil si compras el insumo con mucha frecuencia. Además, si ha habido un cambio reciente y significativo en el mercado que afecta el precio del insumo (por ejemplo, un aumento en el precio del trigo que impacta el costo de la harina), el último precio registrado puede proporcionar una mejor estimación de los costos actuales.
2. Usa el precio Promedio: Si los precios han mostrado una tendencia estable o cambios pequeños, un promedio es ideal.Usalo cuando el precio promedio sea mayor al ultimo precio registrado.De esta manera te estaras preparando para subidas inesperadas del precio.Y para que sea mas preciso, usa los precios de los ultimos 3 meses.
3. Usar una tasa de crecimiento: Ideal cuando los precios han estado creciendo o disminuyendo constantemente.Pero no ambas a la vez.

Imagina que la harina la compras cada semana. Como sucede en la mayoria de panaderias. Deberias usar el ultimo precio Registrado.En cambio si vez que el precio de la manteca ha estado creciendo constantemente usa la tasa de crecimiento.

Presta mayor importancia a los insumos que representen el mayor costo. Como sucede con la harina, la manteca y el azucar, ya que son los que afectarn de mayor medida tu presupuesto. Por eso es promordial que tengas un sistema de inventario para registar las compras de tus insumos y las salidas de inventario para produccion.

Para inciar en esta Prcatica. Te recomendaria que veas cuanto te sale de presupuesto con cada insumo . Y te quedes con el que te de una Mayor presupuesto.

Y si no habido variaciones de precios en cada uno de los insumos registrados realizar las proyecciones con esos precios.

4.2 Analiza la cantidad usada de cada uno de los insumos segun la produccion total

Ahora aqui vas a calcular la cantidad usada por cada insumo para producir una unidades basandote en los datos de los ultimos 6 meses. Imagina que en los ultimos 6 meses, has gastado de harina 9500 kilos para producir 366 300 panes ( Logico que no solo has usado Harina para producir todo ese pan, pero aqui nos enfocaremos en hacer el calculo para el insumo de harina). Entonces aplicaras esta formula para obtener el consumo promedio de cada insumo para producir un pan.

Cantidad unitaria del insumo: (Consumo total del insumo de los ultimos meses/ produccion total de panes)

Para nuestro ejemplo de harina seria asi:

Cantidad unitaria por pan: (9500/366300)=0.026 kilos/unidad

Esto quiere decir que para producir un pan en promedio se requiere 0.026 kilos

4.3 Calcular el consumo total por cada insumo para la produccion Proyectada

El siguiente paso es multipicar cada uno de la cantidades promedio de cada insumo por la produccion esperada para el mes que se esta proyectando.Considera el caso, que para el proximo mes vas a proyectar producir unos 50875 panes. Entonces la formula para proyectar la cantidad necesaria de cada insumo seria:

Cantidad total del insumo = Cantidad unitaria por pan xProduccion proyectada

Sigamos con el caso de la harina, entonces seria:

Cantidad total de la harina = 0.026 x50875=1319.4

Esto quiere decir que para producir 50875 panes Necesitas 1319.4 kilos de harina. Y los mismo debes hacer para cada tipo de insumo.

4.4. Calcular cuanto se requiere comprar al proveedor

Hasta este punto ya tienes cuanto se requiere comprar de manera total por insumo. Por ejemplo en caso de harina sabes que se requiere 1319.4 kilos pero la harina no te la venden en kilos sino en sacos (unidad de medida de compras) y su peso es de 50 kilos. Pero aqui viene otro detalle se supone que vienen 50 kilos. La realidad que hay proveedores que en vez de llegar los 50 kilos vienen 48 kilos. Usa tu experiencia para determinar cuanto deberia ser esa merma,Pero tambien es cierto que hay proveedores que cumplen con el peso que ofrecen.

Entonces para nuestro ejemplo usaremos esos 48 kilos como peso de cada saco. Aplicarias esta formula para calcular segun la unidad de medida de compras cuanto necesitas comprar:

Cantidad proyectada=Cantidad total del insumo /peso del insumo segun la unidad de compras

En el caso de la harina seria asi:

Cantidad proyectada=1319.4 /48=27.4 sacos

Esto quiere decir que Necesitas para cubrir toda la produccion Proyectada 27.4 sacos. El consejo es aproximarlo al siguiente numero para imprevistos.Osea compra 28 sacos.

4.5 Calcula el presupuesto por cada insumo

Para este punto vas a usar el precio proyectado que calculaste el punto 3. Y te hago acuerdo que si es la primera vez, usa el ultimo precio registrado, Imagina que el ultimo precio registrado del ultimo mes es 195 para la harina .Entonces la formula para calcular el presupuesto por insumo sera:

presupuesto por insumo=Cantidad segun la unidad de Medida de compras x precio proyectado

Para nuestro ejemplo siguiendo con el caso de la harina sera:

presupuesto para harina=28 sacos x 195=5460
Entonces para producir 50875 panes (Produccion Proyectada) se comprara 28 sacos de harina a un precio proyectado de 195 y eso va generar un costo de 5460 unidades monetarias. Y lo mismo debes hacer con todos los insumos.

4.6 Calcula el Costo variable de la mano de obra

Aqui se pueden dar 2 escenarios:
1.Si el pago es solo variable: Entonces debes tener un costo por unidad producida o por kilo de harina según el rol de cada trabajador . Y multiplicarias ese costo unitario por la produccion proyectada en la unidad que se base el pago, si son unidades o kilos de harina.
2.Si el pago es mixto:Debes tener un acuerdo con tus colaboradores. Por ejemplos hasta 40,000 panes mensuales, con un salario fijo de 1,025 unidades monetarias mensuales para todos. Además, por cada unidad adicional producida, pagarás costos variables específicos según el rol de cada trabajador: 1$ por unidad extra al maestro panadero, 0.7 $ al ayudante y 0.8 $ al hornero, y así sucesivamente. De esta manera, calcularás el costo variable en función de la producción adicional.

Calculo del costo variable de mano de obra segun la modalidad del pago

1.si el pago solo es variable, aplicaras esta formula:

sueldo por trabajador= la unidad de Medida de pago x Costo Unitario

segun el caso podrian presentarse estas opciones, pero debes hacer por cada rol de tu panaderia cuya pago SOLO sea variable y a cada rol debe tener un costo diferente, ya que cumplen con funciones distintas. En nuestro caso lo haremos con el panadero:

• Si al panadero se le paga 0.05$ por unidad producida entonces al aplicar la formula seria 50,875 que es la produccion proyectada (unidad de Medida de pago) x0.05$(costo unitario)=2543.75$.
• Si al panadero le pagas 1$ por kilo de harina producido, es lo mas comun en pequeñas panaderias. Y en el mes Proyectado que vas a usar 1319.4 kilos de harina entonces al aplicar la formula seria 1319.4 (unidad de Medida de pago) x1$ (Costo unitario)=1319.4$. Ideal para comenzar a elaborar tu presupuesto.

2.Si el pago es mixto:

Primero calcularias la unidad de medida de pago extra( puede ser por unidad Producidad o por materia prima extra, y en la mayoria de panaderias la materia prima es por kilo de harina), pueden darse estos 2 casos, para esto se dan estas 2 formulas:
Unidad de Medida de pago Extra=Produccion Proyectada-Produccion del sueldo fijo (Ideal para produccion y ventas)

Unidad de Medida de pago Extra=Materia prima Proyectada-Materia prima del sueldo fijo( Aplicable solo para Produccion)

Imagina que para nuestro caso se proyecta producir 50,875 unidades y gastar 1319.4 kilos de harina, entonces:

1. si se tiene un trato con produccion y ventas, si se producen o venden al mes hasta 40,000 unidades se les pagara 1,025 $ entonces se aplicaria la formula para obtener la Unidad de Medida de pago Extra =50,875-40,000=10,875 unidades extra al mes
2. si se tiene un trato con produccion que si gastan al mes hasta 1000 kilos de harina se les pagara 1025$ entonces se aplicaria la formula para obtener la materia Prima extra=1,319.4-1,000=319,4 kilos de harina extra al mes.

Entonces ahora con esta formula calcularias el sueldo variable de cada trabajador de produccion y ventas, segun sea el caso de tu panaderia:

sueldo variable por trabajador=Unidad de Medida de pago Extra x costo unitario

Segun sea el trabajador o la unidad de medida de pago( puede ser por unidad producida o kilo de harina usada) se pueden dar los siguientes casos :

1. Imagina que al panadero le has definido 0.05$ por Unidad extra producida( Unidad de Medida de pago Extra). Entonces al aplicar la formula seria: 10,875x 0.05$=543.75$ extra por mes recibira el panadero.
2. Ponte el caso que al panadero se le ha definido 1$ por kilo extra Usado (Unidad de Medida de pago Extra). Y segun los calculos anteriores este mes se usara 319.4 kilos de harina extra. Al aplicar la formula seria: 319.4 x1$=319.4$ extra por mes recibira el panadero.
3. Imagina que al vendedor se le ha definido 0.04$ por unidad extra vendida(Unidad de Medida de pago Extra), y tu sabes que la produccion extra del mes para venta sera 10,875, suponiendo que todas se venden. al aplicar la formula seria: 10875 x 0.04$=435$ extra por mes recibira el vendedor(a).

Y esto debes hacer con todo el personal cuyo sueldo sea mixto, Por lo general es Produccion y ventas. Y sumar el total.

Consejo: Lleva el control en excel para simplificar el proceso de cálculo y pago de salarios.

5. Incluye un Margen para Imprevisto

Siempre es buena idea reservar una parte de tu presupuesto para imprevistos o emergencias de ultimo momento. Esto puede incluir reparaciones inesperadas en el equipo o aumentos repentinos en los precios de los ingredientes o para el aumento de la produccion. Un buen margen de seguridad te ayudará a manejar estos imprevistos sin afectar demasiado tus finanzas. Te recomiendo asignar entre el 5 al 10% como maximo. Sin embargo, algunos expertos sugieren que tener al menos tres a seis meses de gastos operativos en reserva es una mejor estrategia a largo plazo, especialmente para cubrir períodos de baja demanda o imprevistos mayores.

Factores a Considerar

1. Ingresos Totales: Usar los ingresos totales como base te permite calcular un porcentaje fijo que puede adaptarse a cambios en las ventas. Es una manera simple y directa de asegurarte de que siempre estás reservando una parte proporcional de tus ganancias.
2. Costos Totales: Basar la reserva de emergencia en los costos totales puede ser más preciso, ya que considera todos los gastos necesarios para mantener la panadería operativa. Esto incluye costos fijos (alquiler, salarios, servicios públicos) y costos variables (ingredientes, suministros,personal de produccion y ventas en caso su pago sea variable).

Recomendación

Para una panadería pequeña, puede ser útil combinar ambos enfoques. Comienza reservando un porcentaje fijo de los ingresos o costos totales mientras trabajas para acumular una reserva que cubra tres a seis meses de gastos operativos. Esto te proporcionará un colchón financiero más robusto y adaptable.

5.1 Calculo del margen para imprevistos

Ejemplo de Cálculo

1. Ingresos Mensuales Proyectados: $10,000
2. Costos Totales Mensuales Proyectos : $7,000

Si decides reservar un 10% de los ingresos totales:

Fondo de Emergencia=10,000×0.1=$1000

Si decides reservar un 10% de tus costos totales:

Fondo de Emergencia=7,000×0.05=$700

Si decides reservar seis meses de gastos operativos:

Fondo de Emergencia=7,000×6=$42,000

Acumulación a Largo Plazo:

• Objetivo: Alcanzar $42,000 en un fondo de emergencia basado en costos.
• Tiempo estimado: Si reservas $1000 al mes, alcanzarás $21,000 en 42 meses (3.5 años).

6.Establecimiento de un margen de ganancia

Determinar un margen de ganancia es crucial para asegurar la viabilidad financiera de tu panadería. Este margen es la diferencia entre tus ingresos y tus costos fijos , variables y el . Asegúrate de que tu presupuesto incluya un margen suficiente para cubrir tus costos y obtener una ganancia razonable.

Consejo: Analiza tus precios y costos regularmente para asegurarte de que tu margen de ganancia sea adecuado y competitivo.

Ejemplo del Presupuesto Mensual de una Panaderia Pequeña

Si deseas obtener la plantilla GRATIS del presupuesto para ahorrate tiempo puedes hacerlo aqui

Este Presupuesto es el resultado de los datos históricos de los meses de Enero a Junio.

Paso 1: Proyectar los Ingresos Extra:

Para proyectar los ingresos Extra se uso el metodo del Promedio ponerado. Ya que es el metodo mas conservador, de esta manera no sobreexageramos en los ingresos, teniendo en cuenta que estos ingresos son espontaneos. Donde tiene mayor importancia los ingresos mas recientes que los antiguos.Debido a factores estacionales o ciclicos. AQui El peso total siempre debe ser 100%.

Paso 2: Proyectar la Produccion en latas

Para proyectar la produccion usamos la tasa de crecimiento. Ya que sus datos muestra un constante crecimiento. Por cada tipo de pan o producto de la panaderia. Y porque este metodo es ideal para proyectar un aumento de la produccion basandose en el aumento historico.

Paso 3: Proyectar la produccion y los ingresos

Para proyectar la produccion: Solo multiplicas el numero de latas proyectadas por las unidades que contienen cada tipo de pan.

Para Proyectar los ingresos: solo multiplicas la produccion proyectada por el precio unitario

Paso 4: Calcular la tasa de desviacion de ingresos Promedio y los Ingresos Potenciales

Para este paso es primordial llevar un registro de las ventas según producción y las ventas reales que recibes del cajero o encargado de ventas. Primero calculas la tasa de desviación por mes y luego sacas un Promedio de esas tasas y aplicas esta formula.

Ingresos Proyectados de ventas=Ingresos Proyectados del area de Produccion x (1-Tasa de desviacion Promedio Mensual)

En este punto ya podrás calcular los ingresos Totales:

Paso 5 : Calcular los costos mixtos

a) agua y luz

En este caso, como el de muchas panaderias el agua y luz es un costo mixto. Quiere decir que tiene una parte fija que viene en el recibo como cargo fijo y una parte variable. La parte fija es la misma todos los mese.Pero para calcular ese costo variable de cada recibo calcularemos una tasa de crecimiento del costo variable por mes , luego calcularemos el promedio de esa tasa de crecimiento. Y para calcular el costo variable del recibo:

Costo variable del Proximo mes= Costo variable del ultimo mes x(1+tasa Promedio de crecimiento)

Para calcular ese costo variable de cada recibo calcularemos una tasa de crecimiento del costo variable por mes , luego calcularemos el promedio de esa tasa de crecimiento.

para calcular la tasa de crecimiento se usa esta formula:

Tasa de crecimiento =((Valor Final-Valor Inicial)/Valor Inicial ) x100

Si desearamos calcular la tasa de crecimiento del agua de Enero con Febrero seria asi:

Tasa de crecimiento =((325-295)/295 ) x100=10% y esto revela que en el mes de Febrero el recibo de agua aumento en10% en comparacion con Enero. Y lo mismo debesmos hacer con cada Periodo . Y al final calcular el Promedio de todas las tasas. En excel solo usa la funcion Promedio.

Y para calcular el costo variable de cada recibo solo usa esta Formula:

Costo variable de luz del Proximo mes= Costo variable del ultimo mes x(1+tasa Promedio de crecimiento)

De esta manera tendras el costo variable de cada recibo:

Costo variable de luz de Julio= 640 x(1+7.8%)=690

Costo variable de agua de Julio= 441 x(1+8%)=479

Con todos los datos que tienes ya puedes calcular el costo total del recibo de agua y luz para el Mes de Julio y quedaria asi:

b) Personal de Produccion

Para nuestro Ejemplo estamos considerando que el personal de Produccion recibe un pago mixto. Osea una parte fija y otra variable. como se define en la politica salarial:

El sueldo fijo se pagara todos los meses , ese no hay Problema. pero para calcular el sueldo variable lo primero es definir cuantas unidades extra por encima del minimo se proyecta producir el mes para el presupuesto de la panaderia. Como sabemos que la produccion estimada es de 76992 unidades. Solo hay que aplicar una resta:

Produccion Extra del mes= Produccion proyectada-Produccion Minima

Aplicando la formula seria:

Produccion Extra del mes= 76992-40000=36992 unidades Y con este dato ya calculariamos el sueldo variable segun la politica salarial con esta formula:

Sueldo variable por trabajador=Produccion Extra del mes x costo unitario segun la politica salarial:

Entonces obtendriamos estos sueldos:

Sueldo variable del panadero: 36992 x 0.08=2959$

Sueldo variable del ayudante: 36992 x 0.04=1480$

Con estos datos ya Tenemos el sueldo fijo y variable del personal de Produccion

La parte fija de este personal se sumara en los costos fijos del personal y la parte variable aparecera como costos variables del personal dentro del presupuesto.

Paso 6: Calcular Todos los costos Fijos

Para este punto ya Debes tener un registro de Todos los costos Fijos de tu panaderia. Ya que minimo lo has hecho por 6 meses y siempre seran los mismos:

Ademas debes incluir Todo el Pago del personal Fijo. Si tienes Personal con pago mixto. osea Fijo y variable. Debes sincluir el sueldo fijo de ese Personal, como lo haremos en nuestro ejemplo para el Personal de Produccion que tiene sueldo Mixto.

Una aclaracion. La panaderia cuenta con 1 Persona por puesto. Repartida asi:

Para este Punto ya tienes los datos para calcular Todos los costos Fijos proyectados para el mes de Julio:

Paso 7: Analizar los precios de los Insumos de los últimos 3 meses

Si en el mes por cada insumo has tenido varios precios. Agrega Todos los precios. Para nuestro ejemplo solo consideraremos 2 precios por cada Mes. Y como recomendamos usaremos los datos de los ultimos 3 meses, para tener idea mas cercana del mercado.

como regla para definir el precio con el que vas a proyectar el presupuesto:

si el precio promedio es mayor que el ultimo precio registrado. Usaremos el promedio sino el ultimo precio registrado. De esta manera tendremos un presupuesto para enfrentar cualquier subida de precios.

• En el caso de la manteca el ultimo precio registrado es 158 mayor que el promedio 156,7.En este caso elegimos a 158. Con lo que estas preparando para enfretar Precios similares al del ultimo mes.
• En el caso del mejorador el ultimo precio registrado es 32 pero el promedio es 33. Aqui seria mejor usar 33.Con lo que estas Preparado para una subida de precios de 1$.

Si deseas protegerte más ante una posible subida de precios, puedes optar por utilizar el precio máximo registrado en el último mes. Este enfoque te proporciona una mayor cobertura frente a aumentos inesperados en los costos, asegurando que tu presupuesto sea suficiente para cubrir los insumos necesarios sin sorpresas desagradables

Paso 8: Calcular la cantidad unitaria de cada insumo por pan

Para este punto debes tener 2 cosas. Por un lado la produccion de los ultimos 6 meses. Y por otro lado la cantidad usada de cada insumo.Vas a sumar la cantidad total de produccion de los sesis meses y la cantidad total de cada insumo usada en esos 6 meses para obtener la cantidad unitario promedio de cada insumo con esta formula:

Cantidad unitaria del insumo: (Consumo total del insumo de los ultimos meses/ produccion total de panes)

Por ejemplo para la harina:

Cantidad unitaria de harina: (10295 kilos/ 384020 panes) =0.027

Esto quiere decir que por pan se gasta 0.027 kilos de harina.

Paso 9: Calcular la cantidad de compra proyectada y el presupuesto por Insumo

Antes de comenzar con los calculos se debe tener en cuenta la unidad de Produccion y de compras cuando se trabaja con unidades:

1. Si la unidad de medida de compras y de Produccion se mide en unidades el peso sera 1. Por ejemplo si compras 30 palos de leña, que se mide en unidades pondras como peso 1.
2. Si la unidad de medida de compras es paquetes y la unidad de produccion son unidades, entonces el peso seran las unidades que vienen en ese paquete. Por ejemplo si compras un paquete de 30 huevos el peso sera 30 porque cada paquete trae 30 huevos.

Y que algunas veces el peso del Proveedor no cumple con el peso Real. por ejemplo en un saco de azucar se asegura que viene 50 kilos pero en realidad llegan 48 kilos. En este caso debes hacer la planeacion de tu presupuesto con el peso real que viene segun tu experiencia. En este aspecto es indispensable que cuentes con un balanza.

Lo primero es calcular la cantidad Total del insumo teniendo en cuenta cuanto es la produccion Proyectada que para el ejmplo es de 76992 unidades. Con la siguiente Formula:

Cantidad total del insumo = Cantidad unitaria por pan xProduccion proyectada

En el caso de la azucar, entonces seria:

Cantidad total de azucar = 0.004x76992=325.8 kilos de azucar

Para proyectar la Cantidad de compra debes tener en cuenta el peso real en este caso para el azucar ssera 48 kilos. Y usaras la siguiente formula:

Cantidad proyectada=Cantidad total del insumo /peso del insumo segun la unidad de compras

Para el azucar seria:

Cantidad Proyectada de Azucar=325.8 kilos/48 kilos=6.8 sacos

Seria 7 sacos ( es la unidad de medida de compras) porque lo aproximamos al siguiente numero para prevenir pedidos inesperados .

Para definir el presupuesto ahi que aplicar esta Formula:

presupuesto por insumo=Cantidad segun la unidad de Medida de compras x precio proyectado

Para el Azucar seria:

presupuesto del azucar=7 sacos x 210=1470

Para producir 76992 panes se requiere comprar 7 sacos para lo que se requiere un presuspuesto de 1470 a un precio unitario de 210 por saco de azucar.

Paso 10: Definir los Costos variables de los diferentes costos mixtos

En este punto traeras todos los costos variables calculados de los diferentes costos mixtos. Para nuestro ejemplo sera el costo variable del agua, luz y del personal de Produccion.

Si el personal fuera solo variable en este punto calcula el costo variable del personal.

Paso 11: Calcular Otros costos variables no calculados

Aquí se calculan otros costos variables que no se hayan calculado. En nuestro ejemplo no hay asi que saltaremos este paso.

Pero para este punto ya tendrás todos los costos variables. Asi que te los resumo en esta Imagen:

Paso 12: Calcular el fondo de Emergencia para Imprevistos

Este fondo, como recordaras es para enfrentar cualquier emergencia que puede suceder en cualquier momento y maximo es el 10% de los ingresos. Para ser lo mas prevenido posible. Y comenzar una estrategia de largo plazo de conseguir ahorra 6 meses de costos totales. se usara como criterio para calcular este fondo los Ingresos en vez de los costos. Y en este caso por la empresa ha definido que sea el 7% de los ingresos.

Paso 13: Calcular la Utilidad Operativa

Para este punto. Ya tienes Todo el presupuesto listo pero necesitas saber que tan rentable sera tu panaderia el mes de Julio con los datos historicos de los primeros 6 meses del año. Para eso es importante Calcular la Utilidad. Y eso se realiza con esta Formula:

Utilidad Proyectada En cantidad=Ingresos Proyectados- Costos Proyectados ( Costos Fijos y variables)

Utilidad Proyectada en %=((Ingresos Proyectados- Costos Proyectados) /Ingresos Proyectados) x100

En nuestro Ejemplo seria asi:

Paso 14: Calcular el costo unitario

El ultimo paso es incluir el costo unitario. Ósea cuanto nos cuesta elaborar cada unidad de Pan. Para calcularlo aplicaríamos esta formula:

Costo unitario=(Costos fijos proyectados+ costos variables proyectados)/Producción estimada

Pero igual que con la utilidad calcularemos ese calculo con el fondo y sin el fondo de emergencia. Ya que de esa manera tendrás el costo unitario en el mejor y peor escenario.

Si deseas obtener la plantilla del presupuesto para ahorrate tiempo puedes hacerlo aqui

Revisa y ajusta tus gastos

Tu presupuesto no es un documento fijo. Debe ser revisado y ajustado regularmente. Si ves que estás gastando más de lo previsto en una categoría, haz los ajustes necesarios. Esto te ayudará a mantener el control de tus finanzas y a hacer los cambios necesarios para mantener tu panadería en buen estado.

Cómo ajustar tu presupuesto de una panaderia

Es normal que los ingresos y gastos varíen, por lo que debes ajustar tu presupuesto periódicamente. Revisa tu presupuesto al menos una vez a la semana para hacer los ajustes necesarios. Mantén un registro de cualquier cambio significativo en tus ingresos o gastos para adaptar tu presupuesto en consecuencia.

Herramientas para crear tu presupuesto de una presupuesto

Existen varias herramientas y software que pueden facilitar la creación y gestión de tu presupuesto. Desde hojas de cálculo simples hasta aplicaciones avanzadas, elige la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas opciones populares incluyen Excel, Google Sheets y software de contabilidad específico para panaderías.

Consejo: Investiga y prueba diferentes herramientas para encontrar la que ofrezca las funcionalidades que necesitas sin complicar demasiado el proceso.

Consejos para mantener el presupuesto de una Panaderia

• Sé detallado: Cuanto más detallado sea tu presupuesto, más fácil será identificar áreas de mejora.
• Sé realista: No subestimes tus gastos ni exageres tus ingresos. La precisión es clave.
• Hazlo un hábito: Revisa tu presupuesto regularmente y ajusta según sea necesario.

Consejo: Utiliza gráficos y tablas para visualizar mejor los cambios y ajustar tus proyecciones futuras.

Errores comunes a evitar al crear el presupuesto de una panaderia

Al crear un presupuesto, hay varios errores que debes evitar para no comprometer tus finanzas. No subestimes tus gastos ni sobreestimes tus ingresos. Además, evita la tentación de ignorar pequeños gastos; estos pueden sumar grandes cantidades con el tiempo. y Estos errores son tipicos:

• Ignorar los costos variables: No tener en cuenta estos costos puede llevar a sorpresas desagradables.
• No actualizar el presupuesto: Un presupuesto desactualizado no refleja la realidad de tu negocio.
• No reservar para imprevistos: No tener un colchón para emergencias puede poner en riesgo tu panadería.

Revisión y seguimiento del presupuesto de una panaderia

La revisión continua es clave para el éxito de tu presupuesto. Realiza un seguimiento regular de tus ingresos y gastos para asegurarte de que estás cumpliendo con tu plan. Ajusta tu presupuesto según sea necesario y usa los datos recopilados para mejorar tus proyecciones futuras.

Consejo: Programa revisiones periódicas y mantén una comunicación abierta con tu equipo para identificar cualquier problema financiero a tiempo.

Conclusión

Crear un presupuesto mensual para tu panadería pequeña puede parecer un desafío, pero con una planificación adecuada y una revisión constante, puedes mantener tus finanzas bajo control y asegurar el éxito de tu negocio. Recuerda que un buen presupuesto es tu mapa para navegar en el mundo de los negocios, ayudándote a tomar decisiones informadas y a evitar sorpresas desagradables.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

1. ¿Qué debo incluir en los ingresos de mi presupuesto? Debes incluir todas las fuentes de ingresos, como las ventas de tus productos y cualquier ingreso adicional.

2.¿Qué Costo y gastos debe tener el presupuesto mensual de una panadería?

Incluye todos los gastos fijos como el sueldo fijo del personal administrativo, personal de produccion con sueldo fijo, personal de ventas con sueldo fijo, el mantenimiento de las maquinarias, el pago del alquiler, el pago mensual del internet y costos variables como los costos de insumos, materias primas y envases de los productos, sueldos variables de produccion.

3. ¿Cómo puedo reducir los costos de materiales en mi panadería?

Compra en grandes cantidades, busca proveedores con descuentos y lleva un inventario regular para evitar desperdicios.

3. ¿Con qué frecuencia debo revisar mi presupuesto?

Revisa tu presupuesto al menos una vez a la semana y ajusta según sea necesario para reflejar cambios en tus ingresos o gastos.

4. ¿Qué herramientas son útiles para crear un presupuesto?

Utiliza hojas de cálculo como Excel o Google Sheets, o software de contabilidad específico para panaderías.

5. ¿Cómo puedo evitar errores comunes al hacer un presupuesto?

Evita subestimar gastos, sobreestimar ingresos y no ignores pequeños gastos. Realiza revisiones periódicas y ajusta según las lecciones aprendidas.

6.¿Qué hago si mi presupuesto muestra un déficit?
Revisa tus gastos, busca áreas donde puedas reducir costos y considera ajustar tus precios o aumentar tus ventas para cubrir el déficit.

Con estos consejos y pasos, estarás en el camino correcto para manejar el presupuesto de tu panadería pequeña de manera efectiva y asegurar su éxito a largo plazo. ¡Buena suerte!